第一章总则
第一条 为进一步规范学院采购工作，提高采购工作效率，根据学院实际情况，遵循“少花钱、多办事、办好事”的宗旨，特制定本办法。
第二条本办法所称采购指除由珠江集团招标中心采购以外的其他所有采购及零星工程施工，包括物资采购、设备采购及改、扩建工程等。
第三条学院设置采购工作委员会，管理所有采购工作。
采购工作委员会由院办公室、基建、财务主管院领导组成。
第四条采购工作委员会下设办公室，负责组织落实日常采购工作。
采购工作办公室成员由院办公室、基建部、财务部、学生工作部、图书馆、后勤部等部门负责人组成。
采购工作办公室工作由基建部牵头，比价、招标过程采购办公室各组成部门必须参与。
第五条采购工作办公室工作职责如下；
1、接受各部门采购申请，并确定采购项目跟踪人。
2、评定采购必要性并拟定采购方案（即立项），报领导审批。不予采购的，须在2个工作日内书面告知申请部门；无法按要求采购的，也需在2个工作日内告知其理由。
3、组织招标、比价、现场采购等具体采购事宜。
4、参与采购人员确认采购结果，并报院领导审定。
5、项目跟踪人负责与使用部门、资产管理中心、厂家等有关各方接洽到货、验收、售后服务、合同签订及付款结算等事宜。
第六条 学院设置预算管理委员会，由常务副院长、财务总监及财务部门负责人组成。
所有采购事项须经预算管理委员会审核通过方可执行。
第二章设备采购
第七条设备采购包括以下两类：
（1）使用期限超过一年、单价500元以上的物品；
（2）使用期限超过一年、单价500元以下但总额3000元以上的批量物品。
设备采购支出纳入学院设备预算管理，各部门根据要求按学年申报，学院统筹。
第八条设备采购方式包括招标、比价、现场采购。单项金额10万元以上项目依规定由招标中心招标；3万元以上10万元以下项目由学院招标或沿用3个月以内招标结果（厂家有瑕疵除外）；3万元以下项目可招标、比价、现场采购。
第九条设备采购程序如下：
第十条因特殊情况不能按照常规程序采购的，须单独书面说明原因，报常务副院长审定，并按常规程序补齐相关资料，否则不予办理付款及结算事宜。
第三章物资采购
第十一条物资采购是指除设备采购以外的其他物品购置事项，分为常规采购及非常规采购。
物资采购支出纳入各部门运营经费预算，并作为年度考核指标之一。
第十二条常规采购指学院日常使用量大、规格型号相对固定的物资采购，包括但不限于：
（1）办公用品类，
（2）维修及保洁用品类，
（3）电子维修耗材类，
（4）展牌、布标、喷绘布等宣传材料加工制作
（5）日常学生活动用品及奖品类
第十三条常规采购由采购办公室按类别指定项目跟踪人，定期确定供应商，并由项目跟踪人负责具体采购工作。
以下以办公用品采购为例，说明常规物资采购程序，其他物资采购参照该程序执行。
1、每年年初由采购办公室确定办公用品项目跟踪人，根据往年采购数据，列出所有办公用品清单，包括办公用品名称、品牌、规格型号等，作为采购依据。办公用品规格型号的确定，需综合考虑各使用部门的反馈意见及往年质量情况。
2、由采购办公室根据办公用品清单组织招标或比价，确定供应商；若组织招标，按学院招标制度执行。选定供应商时，可以根据采购物品种类情况，确定多家供应商。
3、各使用部门根据本部门预算，按月向项目跟踪人提供办公用品申购单，由项目跟踪人汇总后报供应商供货，并统一办理结算手续。
4、办公用品供应商每年确定一次；年度内有特殊情况的，由项目跟踪人提出，可重新招标或比价。在同等条件下，若当年确定的供应商价格超过上年供应商价格，可沿用上年供应商及其价格。
第十四条非常规采购指各部门根据需要临时申报的物资采购，如艺术易耗品、体育易耗品、服装、迎新物品、运动会物品等。
非常规项目采购程序按照设备采购程序办理。
第十五条学院建立统一的库房管理体系，由各部门建立库房，分类管理各类物资。物资采购到位后需办理入库登记，领用时需办理出库登记。资产管理中心及财务部可根据需要，检查库房是否账实相符、是否与财务账面数据一致。
第三章改、扩建工程施工
第十六条工程施工管理程序如下：
1、每年年初由采购办公室组织施工队进行资质及价格招标，根据业务范围确定1至3家作为学院备选施工队，确定其工程造价定额的变动比例，并签订框架性工程合同，报领导审定。
2、具体工程项目施工单位按以下规则确定：
（1）单项金额3000元以下项目，由备选施工队书面报价，并完成定价审批手续即可施工。
（2）单项金额3000元以上3万元以下项目，由3家以上合格施工队书面比价，并签订单独的施工合同后即可施工。
（3）单项金额3万元以上10万元以下项目，由采购办公室组织招标确定施工单位。
（4）单价10万元以上工程项目已规定由招标中心招标区定施工单位。
3、工程项目施工前由采购办公室立项并编制施工方案及工程预算，施工后根据最终完成的工程量和材料核定工程总额，经使用部门及教育公司审核部确认，报常务副院长审批后，作为最终结算价格。
第十七条零星工程维修改造完成后，需由项目跟踪人员组织工程验收并签署验收单后，方可办理结算付款。验收人员至少应包括基建工程主管、资产主管及使用部门主管。
第四章附则
第十八条本暂行办法所称“以上”含本数，“以下”不含本数。
第十九条本暂行办法与董事会文件不一致的，以董事会文件为准。
第二十条本暂行办法解释权归院务委员会，自印发之日起执行。
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2009年4月14日